Daňová evidence

K čemu slouží daňová evidence a čím se řídí

Daňová evidence slouží ke stanovení základu daně z příjmu. Obsahuje údaje o příjmech a výdajích a o majetku a závazcích.

Daňovou evidenci upravuje zákon o dani z příjmu. 

Daňová evidence je v podstatě dřívější jednoduché účetnictví.

Kdo vede daňovou evidenci

Daňovou evidenci vedou fyzické osoby, na které se nevztahuje zákon o účetnictví, a které nebudou prokazovat výdaje "paušálně" (procentem z příjmů).

Daňovou evidenci mohou vjést všichni podnikatelé (fyzické osoby) nezapsané v obchodním rejstříku, jejich roční obrat (od 1.1. do 31.12.) nepřesáhl 25 mil. Kč.



Jak daňová evidence vypadá

Zákona o daních z příjmu (č. 586/1992 Sb.)  nehovoří o tom, jak přesně má daňová evidence vypadat. § 7b zákona č. 586/1992 Sb. (zákona o daních z příjmu) uvádí pouze základní informace o tom, co daňová evidence příjmů a výdajů zjišťuje, jakým způsobem je oceněn majetek a závazky, a dále je zde zmínka o povinnosti provádět inventarizaci a archivaci.

V praxi tedy záleží pouze na Vás jak bude vypadat a zda ji povedete v některém z dostupných účetních programů, v MS Excelu či pouze v papírové podobě.

Je nutné si však uvědomit, že na základě vaší daňové evidence budete finančnímu úřadu dokazovat, že jste v daňovém přiznání uvedli vaše daňové příjmy a výdaje ve skutečné výši. A také je třeba mít myslet na to, že vaše daňová evidence musí splňovat nezbytné podmínky (náležitosti) dané zákonem o dani z příjmu:

  • informace o příjmech a výdajích, v členění potřebném pro zjištění základu daně
  • informace o majetku a závazcích.

Evidence o příjmech a výdajích (peněžní evidence) musí být přitom od evidence majetku a závazků oddělenaPříjmy daňové je třeba oddělovat od příjmů nedaňových a výdaje na zajištění a udržení příjmů ("daňové výdaje") je třeba oddělovat od výdajů neovlivňujících základ daně ("výdaje nedaňové").



Evidence příjmů a výdajů

Způsob vedení evidence příjmů a výdajů je omezen pouze jedním požadavkem. Evidence musí být členěna tak, aby z ní mohl podnikatel (popř. kontrola z finančního úřadu) vypočítat základ daně z příjmu.

Evidenci si může každý podle vlastní potřeby dále rozšířit. Zvlášť lze sledovat příjmy a výdaje na běžném účtu či pokladně atd.

Plátci DPH musí navíc vyhovět zákonu o dani z přidané hodnoty - do evidence si musí přidat sloupce uskutečněných a přijatých plnění podle tohoto zákona (10% DPH, 15% DPH, 21 % DPH,  osvobozeno od DPH).

Číslování a značení jednotlivých dokladů záleží pouze na Vás. Mělo by být však přehledné, snadno byste se v něm měli orientovat a ke každé položce v daňové evidenci by měl být podnikatel zároveň schopen dohledat potřebný doklad.

K daňové evidenci příjmů a výdajů je třeba dodat ještě 3 praktické rady:

1. Neplátci DPH zanášejí příjmy a výdaje do jednotlivých řádků tehdy, kdy dojde k jejich "naplnění". Pokud tedy například provedete službu či práci a vydáte na ní fakturu, do daňové evidence zanesete příjem (datum příjmu) z této práce až tehdy, co vám bude faktura proplacena (peníze dorazí na běžný účet).

2. Příjmy i výdaje lze do evidence zanášet klidně i hromadně a napřeskáčku. V podstatě je jedno, jestli příjmy z února zanesete do evidence v srpnu nebo září. Příjem z února, ale musí vždy nést skutečné únorové datum (i když byl do evidence přidán v září). Koncem kalendářního roku musí být v každém případě daňová evidence kompletní a jednotlivé položky evidence příjmů a výdajů musí souhlasit (číselně i datem plnění) s jednotlivými doklady (výpis z běžného účtu, paragon...).

3. Poměrně častým a nepříjemným jevem je "blednutí" dokladů. Některé "rizikové" doklady (které rychle blednou) se proto doporučuje předem okopírovat a založit je spolu s originály. Vyvarujete se tak situace, kdy budete chtít finančnímu úřadu ukázat rok staré doklady potvrzující nákup kancelářských potřeb (apod.) a místo těchto dokladů naleznete prázdné bílé "papírky", které vám finanční úřad k potvrzení "daňových výdajů" neuzná.



Evidence majetku a závazků

Jelikož zákon o daních z příjmu neobsahuje přesný popis a formu evidence majetku a závazků, je jen na podnikateli, jak bude zmíněná evidence vypadat. Jen pro obsahové vymezení složek majetku se použijí zvláštní právní předpisy o účetnictví.

·         Evidence závazků

Závazkem se rozumí jakákoli peněžní či nepeněžní částka, kterou podnikatel "dluží" jinému subjektu. Jakmile tedy nakoupíte od firmy xxx s.r.o. zboží potřebné k účelům vašeho podnikání a na toto zboží vám bude vystavena faktura se splatností např. do 14 dnů, do vaší evidence závazků (v Excelu, ve speciálním softwaru, atd.) zanesete položku "xxx s.r.o." (dodavatel) s příslušnou finanční částkou, číslem faktury, datem nákupu a datem splatnosti.

V den, kdy fakturu splatíte, se ve vaší evidenci závazků objeví toto datum v kolonce "datum úhrady" a v evidenci příjmů a výdajů se objeví záznam o tomto daňovém výdaji.

·         Evidence pohledávek

Pohledávka znamená v podstatě jakýkoliv dluh, který vám dluží jiný subjekt. Pokud provedete určitou práci objednanou firmou xxx  s.r.o. a posléze této firmě vystavíte fakturu se splatností např. do 14 dnů, stane se xxx s.r.o. novou položkou v evidenci vašich pohledávek. Opět (jako u evidence závazků) bude tato položka doprovázená číslem faktury, datem provedení služby, popisem služby, datem splatnosti faktury a datem úhrady. Datum úhrady se v evidenci pohledávek objeví až tehdy, co vám bude pohledávka proplacena. Pak následuje rutinní zápis tohoto "daňového příjmu" do evidence příjmů a výdajů.

Při platbách celých částek v hotovosti žádné pohledávky a závazky nevznikají.

·         Evidence majetku

Majetek pro potřeby podnikání se rozlišuje na dlouhodobý majetek a drobný majetek.

Do kategorie "drobný majetek" se řadí hmotný majetek, jehož doba použitelnosti je delší než 1 rok, a jehož cena nepřevyšuje hodnotu 40 000 Kč. Evidence drobného majetku není povinná, je však doporučená pro potřeby podnikatele. Evidenční karta tohoto majetku by měla obsahovat následující údaje: název majetku, číslo, datum zařazení, datum vyřazení a pořizovací cenu. V evidenci příjmů a výdajů se o pořízení drobného majetku (počítač, tiskárna) účtuje jako o výdaji daňovém (v jedné položce v plné výši).

"Dlouhodobý majetek" se dělí na majetek hmotný (jehož cena je vyšší než 40 000 Kč - stroje, budovy...) a nehmotný (se vstupní cenou vyšší než 60 000 Kč - software, nehmotné výsledky výzkumu a vývoje...). Dlouhodobý majetek je v podstatě takový majetek, který není "spotřebován" jednorázově, ale spotřebovává (opotřebovává) se postupně. Do daňových výdajů se tedy cena takového majetku nepřevádí jednorázově při pořízení, ale postupně formou "odpisů".

Dlouhodobého majetku se týká tzv. "oceňování" a "odpisy", které musí být v souladu s § 26 až § 34 zákona č. 586/1992 Sb. o daních z příjmů.

Evidenční karta dlouhodobého majetku se podobá evidenční kartě majetku drobného, s tím rozdílem, že obsahuje navíc údaje o odpisové skupině, způsobu odpisování, odpisové sazbě, rocích odpisů, výši odpisů a zůstatkové ceně.



Inventarizace

Inventarizace je činnost, při níž podnikatel zjišťuje skutečný stav zásob, hmotného majetku, pohledávek a závazků a ověřuje, zda zjištěný stav odpovídá stavu zachyceném v daňové evidenci.

Každá osoba, která vede daňovou evidenci, je povinna provádět inventarizaci minimálně jednou ročně (k 31.12.20xx).



Archivace

Daňová evidence stanovuje povinnost provádět archivaci dokladů. Poplatník je povinen uschovávat daňovou evidenci (včetně dokladů) po všechna zdaňovací období, po která neskončila lhůta pro vyměření daně stanovená zákonem č. 586/1992 Sb. o daních z příjmů. V případě daňové ztráty je třeba daňovou evidenci (a věci s ní související) uchovávat i déle než 10 let.

Opět se tedy vyplatí zmínit o velmi častém a nepříjemném jevu "blednutí" dokladů. Je proto třeba dělat kopie některých (rychle blednoucích) dokladů. Finanční úřad totiž o bíle papírky bez písmen a čísel nemá zájem. To samé platí i o neoznačených dokladech naházených na jedné hromadě bez ladu a skladu, ve kterých se po dvou letech ani sami nevyznáte.